Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia
pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan
sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan
berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
1. Falsafah dasar
Suatu
organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi
atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik
dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut
‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya.
Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah
berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media
surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu
perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat
merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan
informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat
berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,
laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat
langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka
terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai
bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata
dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan
efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan
tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang
diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra
diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap
selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas
korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat
tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan
bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan
etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam
bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya,
oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan
yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’
yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang
novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya
‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat
yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena
ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus
dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Dalam mata kuliah ini cq.
‘korespondensi bisnis’ akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik
ditinjau dari bentuk, isi, jenis, model serta bahasa yang lazim dipakai
dalam penulisan surat. Disamping itu akan disajikan juga beberapa contoh
untuk masing-masing jenis surat yang dibahas dalam kuliah ini agar
mahasiswa lebih mudah mempelajari dan memahaminya.
2. Fungsi Surat
Surat
berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan
atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena
itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa
dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi
pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena
surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1. Bukti otentik
tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, misalnya :
Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2.
Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu
aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan
diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan
dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap,
menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4.
Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak
jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list
dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.
3. Surat yang Baik
Penulis
surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas
korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya
beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik.
Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c.
Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa
Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata
bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak
perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang
efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan
sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan
4. Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa
survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa
sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor
biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama
melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail.
Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka
langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi
memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada
umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’
pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk
surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka
dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk
catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis
tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak
yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila
perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan
berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan
tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut
dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang
dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan
ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan
dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan
demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan
cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk
tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun
yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi
tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan
yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media
surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi
perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada
prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya
mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price
list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara
pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat
mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi
cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan
pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk
sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun
kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat
memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat
menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila
perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial
order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting
dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian
atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai
adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang
‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen
‘MOU’.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra
yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi
yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji
komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan
dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan
akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi
bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang
mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya :
citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
5. Etika Korespondensi
Berdasarkan
uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan
korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini
adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara
dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan
dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan
pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis
kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya
‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a.
Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks
kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk
mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang
berbahasa Inggris)
b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai
arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang
membingungkan penerima surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut
dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak
diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan
bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa
Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat
ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan
benar pula.
3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu
bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan
kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan
bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah
seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan
penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus
bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :
Ruang
referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat, kalimat
penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.
Pembahasan lebih lanjut mengenai masalah ini akan dibahas pada bab-bab
selanjutnya. (Bab-2).
5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum
anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu
luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini
penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya
tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya jangan 100%
percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah
sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah yang menjadi
penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak
bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan
dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi dan
sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.
6. Balas Segera
Usahakan
membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima.
Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda
hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian
besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan
atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari
oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan
pelanggan. Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk,
lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa
pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita
terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari
kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan
jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar